La matrice important / urgent

Quand les priorités s'empilent et que tout semble urgent. À utiliser seul ou en réunion d'équipe, avant de dire oui à une nouvelle demande.

Comment l'utiliser

1Tracez deux axes : important (impact réel sur le résultat) et urgent (délai serré).
2Placez chaque tâche ou demande en cours dans un des quatre quadrants.
3Traitez d’abord ce qui est important et urgent.
4Planifiez ce qui est important mais pas urgent — c’est souvent ce qu’on ne fait jamais sinon.
5Déléguez ou traitez rapidement ce qui est urgent mais pas important.
6Retirez ou dites non à ce qui n’est ni important ni urgent.

Pièges à éviter

✕Classer tout en « important et urgent » : si tout y est, la matrice ne sert plus à rien.
✕Ne jamais revenir sur le quadrant « important, pas urgent » : c’est lui qui finit toujours par devenir urgent, en pire.
✕Confondre urgent pour l’autre et urgent pour vous : une sollicitation pressante n’est pas automatiquement une priorité.

Références

The 7 Habits of Highly Effective People

Le modèle

Placeholders [entre crochets]

MATRICE IMPORTANT / URGENT — [nom / équipe], [date]

IMPORTANT + URGENT (à faire maintenant)
- [tâche 1]
- [tâche 2]

IMPORTANT, PAS URGENT (à planifier)
- [tâche 1]
- [tâche 2]

PAS IMPORTANT, URGENT (à déléguer ou traiter vite)
- [tâche 1]
- [tâche 2]

NI IMPORTANT NI URGENT (à retirer ou refuser)
- [tâche 1]
- [tâche 2]

CE QUI PASSE EN PREMIER CETTE SEMAINE : [1 à 3 tâches du quadrant « à faire maintenant »]
CE QU'ON PLANIFIE POUR NE PAS L'OUBLIER : [tâche importante non urgente + date]
CE QU'ON RETIRE DE LA LISTE : [tâche(s)]

Cet outil fait partie du module Piloter la performance : objectifs, priorités, charge. 8 situations pour vous entraîner.

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